Handwerkersoftware: Die Landkarte, bevor Sie kaufen

Die drei Arten von Handwerkersoftware

1. Faktura- und Branchensoftware: Angebote, Rechnungen, Kalkulation — oft mit Großhandelsdaten je Gewerk. Der klassische Kern; Cloud-Einstiege beginnen bei rund 30 €, ausgewachsene Branchenpakete liegen deutlich darüber.
2. Baustellen- und Montage-Werkzeuge: Fotos, Berichte, Zeiterfassung, Abnahme vor Ort — die mobile Seite des Betriebs.
3. Betriebs- und Organisationsplattformen: Aufgaben, Posteingang, Fristen, Chat, QM, Übersicht für die Führung — die Schicht, die alle Bereiche verbindet. Das ist die Kategorie von today365; Faktura enthält sie bewusst nicht.

Die wichtigste Kauf-Erkenntnis: Diese drei Arten ersetzen einander nicht. Ein Betrieb braucht am Ende die Faktura-Seite und die Organisations-Seite — die Frage ist nur, welche zuerst und ob sie aus einem Guss oder als Werkzeug-Zoo kommen.

Welches Problem haben Sie wirklich? Der 5-Minuten-Test

Bevor Sie Demos anschauen, beantworten Sie vier Fragen — ehrlich, am besten mit der Bürokraft zusammen:

1. Wie lange dauert ein Angebot vom Aufmaß bis zum Versand? Zu lange → Faktura-/Branchensoftware ist Ihr Thema.
2. Wie oft telefoniert das Büro der Baustelle hinterher, und wo liegen die Fotos vom letzten Streitfall? → Montage-/Doku-Strecke (Ratgeber: Baustellendokumentation).
3. Wie viele Programme und Logins nutzt das Büro täglich, und wissen Sie heute Abend, was überfällig ist? → Organisationsplattform.
4. Was kostet Sie aktuell eine verpasste Frist — Skonto, Nachtrag, Wartungskunde? Diese Zahl ist Ihr Budget-Maßstab, nicht der Monatspreis.

Auswahlkriterien, die wirklich entscheiden

• Benutzt es die Belegschaft freiwillig? Die Handy-Ansicht der Monteure entscheidet über jedes System — Testphase mit den eigenen Leuten, nicht mit dem Vertriebler.
• Kommen die Daten wieder heraus? Export in offene Formate vor dem Kauf prüfen; ohne Ausgang ist jeder Vertrag eine Einbahnstraße.
• Wo laufen die Daten? EU-Server und AVV sind bei Kundendaten keine Kür.
• Preislogik: Je-Kopf-Preise skalieren gegen Sie, wenn die halbe Belegschaft das System kaum nutzt — Rollen- oder Betriebspreise passen besser zu gemischten Teams.
• Eine Datenbasis schlägt Schnittstellen: Jede Verbindung zwischen zwei Systemen ist ein Wartungsfall (mehr dazu im Ratgeber Automatisieren ohne Kleber).

Die Detail-Ratgeber je Gewerk und Größe

Die Anforderungen unterscheiden sich je Gewerk deutlich — deshalb gibt es hier eigene Auswahlhilfen:

• SHK — Wartungsverträge als Rückgrat, Großhandels-Anbindung
• Elektro — DGUV-V3-Prüffristen als Nadelöhr
• Bau — Nachträge, Behinderungsanzeigen, AVA-Abgrenzung
• Metallbau — Fertigung und Montage an einem Termin
• Kleinbetriebe — was bei 3 bis 20 Leuten wirklich nötig ist

Die vier teuersten Kauffehler

1. Das größte Paket kaufen: Ungenutztes kostet nicht nur Geld, sondern Akzeptanz — jeder überflüssige Knopf ist ein Argument der Skeptiker.
2. Ohne die Ausführenden entscheiden: Software, die der Vorarbeiter ablehnt, ist gekaufter Stillstand.
3. Einführung ohne Reihenfolge: Alles gleichzeitig umzustellen lähmt; die bewährte Staffelung steht im Kleinbetriebs-Ratgeber.
4. Auf das Faktura-Modul warten, während der Betrieb an Organisation verblutet — oder umgekehrt. Die zwei Probleme sind getrennt lösbar, und das dringendere zuerst.